Je werk zit erop je dienst is geleverd en de factuur is verstuurd. Je wacht op je geld, het tempo van de betaling ligt deels aan jezelf.
- Belangrijk is het om vooral al goede afspraken te maken
Bespreek vooraf met je klant wanneer de factuur verwacht kan worden, en wanneer jij de betaling op je rekening wilt zien. Het beste leg je deze afspraken vast in de overeenkomst en stuur je de overeenkomst en de algemene voorwaarden in 1 document naar de klant voor ondertekening. Zo kan je klant niet zeggen de algemene voorwaarden niet te hebben ontvangen.
- Betalingstermijn
De betalingstermijn heb je besproken en vastgelegd in de overeenkomst. Als je geen betalingstermijn afspreekt is het wettelijk 30 dagen. Grote bedrijven mogen nog tot 60 dagen betalingstermijn hanteren, alleen in overleg met jou. Je hoeft daar niet mee akkoord te gaan.
- Waar moet je factuur heen
Dit onderdeel wordt vaak onderschat. Facturen worden gestuurd naar de contactpersoon, deze stuurt de factuur vaak niet door naar de administratie. Zo loopt je betaling dus vertraging op. Vraag vooraf waar je de factuur naartoe moet sturen en wat er op de factuur moet staan. Adres van de klus bijvoorbeeld of een opdrachtnummer. Ontbreekt dat dan duurt de betaling ook langer.
- Factureer op tijd en correct
Het beste stuur je de factuur zo snel mogelijk na het beeindigen van het werk of het leveren van je dienst. Zo krijg je het snelste betaald. Controleer goed of je de gegevens die je verzameld hebt voor de factuur er allemaal correct op staan.
Tip: Voer naast de overeengekomen betalingstermijn (bv. “30 dagen”) een specifieke datum in (bv. “31 oktober”).
- achterstallige betalingen
Je kan je tijd vast beter besteden dan elke dag je internetbankieren checken. Toch is het van belang dat je regelmatig controleert of de facturen zijn betaald die verstuurd zijn. Je kan automatisch herinneringen aanzetten in je boekhoudprogramma, echter is een telefoontje naar je klant vaak effectiever.
- herinneringen en of aanmaningen
Het beste bel je al een paar dagen na vervaldatum of de factuur die week zal worden betaald. Vraag naar de administratie en laat hen nakijken of de factuur die week aan je zal worden overgemaakt. Zo niet, vraag dan naar de reden en of ze kunnen bewerkstelligen of de betaling toch nog meegenomen kan worden diezelfde week.
- vervolging van wanbetalers
Heb je 2 x gebeld en inmiddels ook een brief gestuurd wacht dan niet te lang om hulp in te schakelen van een incassobureau. Want ook hier geld hoe eerder hoe beter. Laat je factuur niet een jaar liggen alvorens hulp in te schakelen. Je wilt ook niet achter het net vissen omdat andere crediteuren die wel hulp inschakelen voorrang krijgen of wel hun betaling ontvangen en jij niet.
Vraag altijd naar de kosten, en lees ook bij het incassobureau goed de kleine lettertjes. Het is niet de bedoeling dat je blijft zitten met nog hogere kosten.