Wat is debiteurenbeheer?

#debiteurenbeheer #dubieuze #betalingsachterstand

Een debiteur is een klant die nog niet heeft betaald.  Door het uitvoeren van debiteurenbeheer bereik je dat de klant sneller of binnen de betalingstermijn zal betalen. Als je bedrijf groeit, zal je hier vaker tijd aan moeten besteden. Op debiteurenbeheer rust een taboe, veel ondernemers zijn bang dat de klant het vervelend vind om te worden gebeld. Dit is een misvatting. Maar wel een dure. Vaak kom je als ondernemer te laat in actie bij een lang openstaande factuur waardoor de haalbaarheid om je factuur te incasseren moeilijker is geworden. We zullen een paar tips geven hoe je zelf succesvoller debiteurenbeheer kunt uitvoeren.

Goed debiteurenbeheer zorgt ervoor dat het geld sneller zal worden betaald. Als je dit goed wilt doen start het traject vanaf het moment dat de klant een offerte krijgt. Zorg ervoor dat deze altijd getekend terug wordt gestuurd. Het traject eindigt zodra de factuur is voldaan.

Hoe pak je debiteurenbeheer aan.  Het versturen van wekelijkse betalingsherinneringen, nabellen van openstaande facturen. Het bellen naar de debiteur levert het meeste resultaat. Soms is het nasturen van een kopiefactuur al voldoende. Mails worden vaak vergeten maar kunnen ook een goede herinnering zijn, zeker als je in de mail een kopie van de factuur bijvoegt.

Goed debiteurenbeheer begint met zorgvuldigheid en goede regelmatige opvolging. Pak het goed aan, en consequent. Het is niet de bedoeling dat je onderneming in gevaar komt door het te groot uitstaande saldo. Logischerwijs  hoe langer de facturen openstaan, hoe minder geld er beschikbaar is voor uitgaande betalingen, investeringen of salarissen.

Uit onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de facturen te laat worden betaald. Begin vandaag nog met debiteurenbeheer.  

Debiteurenbeheer kost tijd. Maak hiervoor voldoende tijd vrij. Eens in de week minimaal. Al is het verdeelt over elke dag beter. Vaak moet je terug bellen, en er zijn helaas ook bedrijven die maar een paar uurtjes per dag bereikbaar zijn. Dus het is van groot belang dit juist in te plannen.  Het is belangrijk dat je dit zo strak mogelijk opvolgt. Bovendien is het van groot belang je facturen tijdig te versturen. Zodra je werkzaamheden zijn afgerond.

 Dan de overeenkomst. Daarin zet je duidelijk alle afspraken. Deze overeenkomst moet worden ondertekend. Zeker bij grote bedragen is dit erg belangrijk. Mocht er later een meningsverschil ontstaan heb je zonder handtekening weinig kans nog je geld te incasseren. Dus let hier goed op. Zet in de overeenkomst de betalingstermijn, de te leveren goederen/diensten. Levertermijn en stuur ook je algemene voorwaarden mee. Het beste laat je deze ook paraferen.

Na het verstrijken van de betalingstermijn en er geen betaling is ontvangen stuur je gelijk een kort mailtje met het verzoek het bedrag deze week over te maken. Of je pakt de telefoon, en informeert waarom er nog niet is betaald. Mocht er nog iets zijn met de factuur of de werkzaamheden of diensten dan kun je dat gelijk bespreken.

Als je niet hebt gebeld maar een mail hebt gestuurd, en na een week staat het bedrag nog niet op de rekening is het tijd om te bellen. In een gesprek kan je achterhalen wat de reden is dat de factuur nog niet is voldaan. Wij zelf vragen altijd naar de administratie, of de persoon die de betalingen doet. Deze persoon kan je ook vragen om goedkeuringen binnen hun organisatie aan te sporen zodat de factuur toch deze week nog meegenomen kan worden in de betalingen. Als ze nog wat na moeten vragen intern, vraag dan altijd of ze je even terug bellen. Dan weet je of het die week zal worden voldaan of dat er eventueel nog andere vragen zijn.

Blijft  de betaling dan nog uit? Stuur een laatste aanmaning met een laatste kort betalingstermijn. Houd daarvoor ongeveer 5 dagen aan. Stuur deze aanmaning per post en per mail. Het kan aangetekend, maar met kanttekening dat debiteuren die slecht betalen vaak aangetekende post niet aannemen dus dat is een beetje zonde de genomen moeite en extra portokosten.

Vaak komt het niet zover maar helaas. Mocht de factuur nog onbetaald blijven dan is het beste zo snel mogelijk een incassobureau in te schakelen. De meeste incassobureau’s verhalen deze kosten bij de debiteur. Dit is geen garantie dat de debiteur gaat betalen, maar hoe sneller je dit traject ingaat hoe hoger de kansen liggen dat je (deels) betaald krijgt. Is de factuur oninbaar, dan zullen er helaas in de meeste gevallen kosten bij jou in rekening worden gebracht. Houd hier ook rekening mee, of informeer hiernaar voor je het uit handen geeft.

Is de factuur oninbaar, dan is het wel mogelijk de BTW terug te vragen bij de belastingdienst. Je kunt de factuur dan als oninbaar afboeken.

Is je klantenkring dusdanig gegroeid dat debiteurenbeheer te veel tijd kost en/of hebben je medewerkers er geen tijd meer voor? Dan kun je ervoor kiezen om jouw debiteurenbeheer uit te besteden. Dit levert jou direct veel tijd en je zal binnen een maand de positieve resultaten bemerken op de bankrekening.