Een paar tips voor het bellen naar de openstaande facturen van je klanten
Bellen is vaak een sneller en zeker effectiever dan een herinnering sturen over de openstaande facturen. Een beller is sneller, en dat is niet voor niks. De klant moet antwoord geven, in tegenstelling tot een mail of een brief. Vaak krijg je ook meer informatie tijdens een gesprek over de situatie van je klant/debiteur. Staan er meer rekeningen open, heeft hij een grote betaling nog niet ontvangen. Wellicht hebben ze te maken met een debiteur die failliet is gegaan. Tijdens een telefoongesprek kun je hier op ingaan.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Het beste reserveer je een paar keer in de week een uurtje om alle openstaande facturen te bellen. Je kan een halve dag reserveren, alleen is niet elke administratie op hetzelfde tijdstip bereikbaar helaas. Daarom is een verdeling over meerdere dagen beter. Zet je administratie open, of draai een lijst uit wat je debiteur nog moet betalen. Het beste noteer je de gespreknotities voor een volgende belronde.
Geef niet te snel op
Krijg je de juiste persoon niet te pakken, vraag dan gelijk wanneer deze wel aanwezig is en noteer in je agenda wanneer je terug kan bellen. Vaak kan je ook alvast doorgeven dat je de volgende dag terug belt en of ze de boodschap alvast doorgeven. Beter dubbel dan niet.
Het is de toon die de muziek maakt
Blijf altijd beleefd. Het beste ga je recht op je doel af, een kort gesprek en maak duidelijke afspraken.
Leg eventuele probleem vast
Is er een probleem met de factuur. Los dit dan zo snel mogelijk op. Als het kan direct. Geeft de debiteur aan te wachten op een grote betaling. Vraag dan of hij een deel kan betalen die week.
Betalingsregeling
Lukt het de klant echt niet om gelijk het hele bedrag te betalen. Stel dan een wekelijkse betaling voor. Met maandbedragen is de controle over de regeling te groot. Dat houd de boel niet overzichtelijk. Beter is wekelijks of om de 14 dagen. Spreek een redelijk bedrag af in verhouding tot de openstaande factuur. Of openstaande facturen.
Wees bereid om te onderhandelen
Bedrijven die een eigen betalingstermijn aanhouden. Het is vervelend, wellicht kan je schipperen en elkaar tegemoet komen. Bij 60 dagen betalingstermijn stel ik altijd 45 dagen voor. De meeste bedrijven gaan daar mee akkoord. Uiteraard start ik bij onze 30 dagen. Als dat echt niet lukt is 45 dagen al twee weken eerder dan 60. Je kan ook een korting voorstellen, als ze wel met 30 dagen betalen. Het scheelt aanzienlijk om eerder betaald te worden.
De moeilijke betalers
De echte moeilijke betalers, de klanten die altijd te laat zijn. Deze bel je het beste al voordat de factuur vervalt. Met de mededeling dat deze week betaald moet worden, of ze daar op willen letten.
Goed opvolgen
Als laatste noteer de afspraken goed, zodat je de week erop kunt bellen als betaling uit is gebleven. Je kunt dan aankaarten welke afspraken zijn gemaakt en er helaas niet is betaald. In een 2e gesprek is het goed om aan te geven dat jullie schade ondervinden van deze late betaling en je liever niet hebt dat ze opgescheept worden met incassokosten.
Als er echt niet wordt betaald na een paar herinneringsgesprekken is het zaak niet te lang te wachten om de facturen uit handen te geven. Hoe langer je wacht hoe moeilijker deze te incaseren is. Lage bedragen zijn makkelijk te incasseren hoge bedragen zijn lastiger.