U maakt uw eigen factuur, maar wat moet er volgens de wet op staan?

Als u een bedrijf hebt, is het gebruikelijk om facturen te sturen. De belastingdienst heeft regels vastgesteld voor wat er naast uw product/dienst en het bedrag op de factuur moet worden vermeld.

Het verzenden van facturen maakt het ook gemakkelijk om de aan de belastingdienst verschuldigde btw bij te houden, en u moet deze facturen uiteraard 7 jaar lang bewaren. Met een programma worden ze automatisch bewaard. U kunt uw facturen opeenvolgend nummeren en ze opslaan in een map in Dropbox. Ze gaan dan niet verloren en u hoeft ze niet te archiveren.

Een online factuur/boekhoudprogramma is natuurlijk het handigst. En het hoeft niet eens duur te zijn. Neem bijvoorbeeld Moneybird, de kosten zijn 15 euro per maand. U stelt één keer de basis van uw facturen in en de nummering gebeurt automatisch. U kunt ook maandelijkse facturen sturen als u een dienst aanbiedt die maandelijks kan worden betaald. Naast Moneybird zijn er verschillende andere opties zoals Wefact.nl, jortt.nl (gratis en betaalde versie). Als u op het internet zoekt, zult u verschillende programma’s vinden. Het is nuttig om vrienden/collega’s te vragen wat zij gebruiken en of zij tevreden zijn.
Op die manier hoeven zelfs beginnende ondernemers niet langer te vertrouwen op Word en Excel. Begin met een gratis online programma. Het ziet er ook erg professioneel uit.

Als u een online factureringsprogramma gebruikt, kunt u ook uw eigen btw-aangifte indienen. U zult waarschijnlijk de betaalde versie nodig hebben als u de inkomende facturen wilt uploaden. U kunt de BTW natuurlijk ook zelf berekenen met de rekenmachine.

Een online programma werkt prettig. Je klant kan je aanmaken, het snel versturen van een factuur is makkelijker. Dus sneller factureren, is dus ook sneller je geld op de rekening. Je kan zelfs vooraf al een factuur inplannen. Dus zit je op vrijdag achter je PC en weet je dat bepaalde projecten/diensten of producten die de week erop gefactureerd kunnen worden? Plan deze dan alvast in. In Excel kan je het ook klaarzetten natuurlijk maar dan wordt het niet automatisch verzonden. Bovendien kan je ter plekke op je mobiel ook nog een factuur maken en gelijk aan de klant verzenden. Vaak met een betaallink. Hoe sneller je factureert hoe sneller je het geld op je rekening hebt.

Wat moet er op uw factuur staan?

Uw bedrijfsnaam
Uw adres
Uw KVK-nummer
Uniek, opeenvolgend factuurnummer
Geleverd product en/of dienst
De hoeveelheid
De datum van levering
Welk percentage van de BTW
BTW-bedrag
Factuurbedrag
Totaal bedrag
Het BTW-identificatienummer van uw bedrijf
Adres van uw schuldenaar
Naam van de schuldenaar

En heel praktisch: uw betalingstermijn.

Nu is het ook zinvol om vooraf uw betalingstermijn te bespreken. Of om het aan te kondigen.

Na de vervaldatum van uw factuur: vergeet uw debiteur niet te bellen 😉